Журнал учёта водителей: как вести правильно и избежать претензий проверяющих органов

Журнал учёта водителей — один из ключевых документов в системе управления автопарком и обеспечения безопасности дорожного движения на предприятии. Несмотря на то, что его часто недооценивают, именно журнал учёта водителей позволяет подтвердить, кто допущен к управлению транспортом, на каких условиях и с соблюдением каких требований.

В 2025 году при проверках особое внимание уделяется не только наличию путевых листов и медосмотров, но и системному учёту водительского состава. Отсутствие или формальное ведение журнала учёта водителей может стать основанием для штрафов, предписаний и усиленного контроля со стороны надзорных органов.

1. Что такое журнал учёта водителей

Журнал учёта водителей — это внутренний регистр организации, в котором фиксируется информация обо всех водителях, допущенных к управлению транспортными средствами работодателя.

Основные задачи журнала:

• учёт водительского состава;
• контроль допуска к управлению транспортом;
• подтверждение выполнения требований БДД;
• систематизация данных о водителях;
• доказательная база при проверках и ДТП.

Журнал может вестись в бумажном или электронном виде, при условии соблюдения требований законодательства.

2. Кто обязан вести журнал учёта водителей

Ведение журнала учёта водителей необходимо всем организациям и индивидуальным предпринимателям, которые используют транспортные средства в своей хозяйственной деятельности.

В частности, журнал обязателен для:

• грузовых и логистических компаний;
• пассажирских перевозчиков;
• строительных и промышленных предприятий;
• коммунальных и аварийных служб;
• курьерских и сервисных компаний;
• организаций с собственным автопарком.

Даже при наличии одного водителя работодатель обязан обеспечить корректный учёт.

3. Нормативная база ведения журнала учёта водителей

Журнал учёта водителей напрямую связан с требованиями законодательства о безопасности дорожного движения и охране труда.

При проверках контролирующие органы оценивают:

• наличие актуального списка водителей;
• соответствие водителей занимаемым должностям;
• наличие водительских удостоверений нужной категории;
• допуск к управлению транспортом;
• выполнение требований по медосмотрам и обучению.

Журнал позволяет структурировать эти данные и подтвердить их документально.

4. Какие сведения содержит журнал учёта водителей

Типовой журнал учёта водителей включает следующие данные:

• порядковый номер записи;
• ФИО водителя;
• дата рождения;
• серия и номер водительского удостоверения;
• категории ТС;
• дата выдачи и срок действия прав;
• стаж вождения;
• дата допуска к работе;
• закреплённое транспортное средство;
• ответственное лицо.

Дополнительно могут фиксироваться сведения о медосмотрах, инструктажах и обучении.

5. Связь журнала учёта водителей с другими документами

Журнал учёта водителей не является изолированным документом. Он должен быть логически связан с:

• путевыми листами;
• журналом учёта путевых листов;
• журналами предрейсовых и послерейсовых медосмотров;
• журналом учёта ДТП;
• журналами инструктажей по БДД;
• учётом рабочего времени.

Несоответствие данных между этими документами — частая причина претензий при проверках.

6. Бумажный и электронный журнал учёта водителей

Бумажный журнал

Традиционный формат, который требует ручного заполнения и постоянного контроля актуальности данных.

Электронный журнал учёта водителей

Позволяет автоматически обновлять данные, фиксировать изменения и исключать задним числом правки.

В 2025 году электронный формат становится предпочтительным, особенно для компаний с большим автопарком.

7. Электронный журнал и автоматизация процессов

Электронный журнал учёта водителей может быть интегрирован с:

• системами предрейсовых медосмотров;
• алкотестированием;
• СКУД и учётом рабочего времени;
• GPS-мониторингом транспорта;
• 1С и кадровыми системами.

Это формирует единый контур контроля персонала и транспорта.

8. Типовые ошибки при ведении журнала учёта водителей

• отсутствие журнала;
• неактуальные данные о водительских удостоверениях;
• допуск водителей без подтверждённых категорий;
• несоответствие данных с путевыми листами;
• отсутствие ответственного лица.

9. Ответственность за нарушения

Нарушения в учёте водителей могут повлечь:

• административные штрафы;
• предписания надзорных органов;
• усиленные проверки;
• претензии при ДТП;
• признание допуска водителя незаконным.

Заключение

Журнал учёта водителей — это не формальный список, а важный инструмент управления безопасностью и юридической защиты предприятия. Его корректное ведение позволяет подтвердить выполнение требований законодательства и снизить риски при эксплуатации транспорта.

Переход на электронный журнал учёта водителей в сочетании с автоматизацией медосмотров и учёта рабочего времени становится оптимальным решением для современных компаний.